Bottleneck là gì? Cách tháo gỡ Bottleneck cho doanh nghiệp

Nắm được khái niệm Bottleneck là gì có thể giúp doanh nghiệp đảm bảo quy trình vận hành tổ chức trơn tru và nâng cao năng suất làm việc. Để hiểu rõ hơn về thuật ngữ “nút cổ chai”, mời bạn hãy cùng nội thất Vito theo dõi ngay trong bài viết dưới đây!

Bottleneck là gì?

Bottleneck là gì? Bottleneck (tên tiếng Việt: nút thắt cổ chai) là một thuật ngữ quen thuộc trong lĩnh vực kinh doanh, dùng để nói về điểm tắc nghẽn xảy ra trong quá trình hay hệ thống dây chuyền làm việc. Bottleneck giống như dấu hiệu cảnh báo doanh nghiệp cần phải thận trọng và lưu tâm đến nhiều vấn đề hơn nếu muốn tiến hành công việc thuận lợi.

Trên thực tế, nút cổ chai xảy ra có thể do rắc rối vượt quá khả năng xử lý của doanh nghiệp hay yêu cầu khắc phục vấn đề quá gấp gáp, dẫn tới kết quả công việc không được như mong đợi ban đầu. Bottleneck xảy ra thường xuyên và là một hiện tượng tất yếu.

Bất cứ ngành nghề nào cũng đều không thể tránh khỏi việc gặp phải “nút thắt cổ chai”. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất chính là mỗi doanh nghiệp cần phải tính toán và dự trù được về những rủi ro này để từ đó đưa ra kế hoạch giải quyết sao cho giảm thiểu tối đa thiệt hại cho tổ chức.

Nguồn gốc sự ra đời của thuật ngữ Bottleneck là gì?

Thuật ngữ Bottleneck được lấy ý tưởng từ hình ảnh cổ chai nước. Cụ thể, khi đổ các viên bi khỏi miệng chai sẽ có 02 trường hợp xảy ra:

• Những viên bi có đường kính nhỏ hơn đường kính của cổ chai sẽ dễ dàng rơi ra ngoài.
• Những viên bi có đường kính lớn hơn đường kính của cổ chai sẽ bị mắc kẹt bên trong.

Theo đó, phần bi kẹt lại tại vùng cổ chai chính là hình ảnh ẩn dụ của vấn đề tắc nghẽn, đình trệ tại các doanh nghiệp trên thực tế.

Yếu tố gây tình trạng “nút cổ chai” trong doanh nghiệp

Như đã đề cập ở phần trên, hầu hết các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp đều đứng trước nguy cơ xuất hiện tình trạng Bottleneck. Tuy nhiên, cũng có không ít trường hợp công ty chỉ vừa mới bắt tay vào con đường kinh doanh đã phải đối diện với hiện tượng này.

Hiện nay, có 02 loại Bottleneck phổ biến mà doanh nghiệp thường xuyên gặp phải. Trong đó, mỗi loại “nút thắt cổ chai” lại đến từ những nguyên nhân khác nhau. Cụ thể:

• Bottleneck ngắn hạn: Bottleneck ngắn hạn thường bị gây nên bởi yếu tố bất ngờ và chỉ xuất hiện tạm thời.
• Bottleneck dài hạn: Trạng thái tắc nghẽn dài hạn xảy ra với tần xuất tương đối dày đặc, kéo dài và chưa được doanh nghiệp xử lý, giải quyết triệt để.

Ảnh hưởng của Bottleneck tới sự phát triển của doanh nghiệp

Sự xuất hiện thường xuyên của “nút cổ chai” có thể gây nên nhiều ảnh hưởng tiêu cực tới sự phát triển của doanh nghiệp. Một số tác động tiêu biểu nhất chính là:

“Nút thắt cổ chai” gây lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp

Bottleneck tiêu tốn rất nhiều chi phí sửa chữa, sản xuất, vận hành,… của doanh nghiệp; khiến quá trình ước tính nguồn lực gặp nhiều khó khăn và làm cho doanh thu, lợi nhuận sụt giảm. Không chỉ vậy, “nút cổ chai” còn gây nên tình trạng hàng tồn kho. Mặc dù có sẵn nguồn hàng dư thừa nhưng doanh nghiệp lại không thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

“Nút thắt cổ chai” gây giảm năng suất lao động của nhân viên

Bottleneck có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ làm việc của nhân viên, khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội tiếp cận tệp khách hàng mới, cơ hội mở rộng thị trường,… Khi tình trạng “nút thắt cổ chai” xảy ra, cả nhân viên và cấp quản lý đều sẽ bị đẩy vào thế bị động.

“Nút thắt cổ chai” gây mất đoàn kết nội bộ doanh nghiệp

Sau cùng, Bottleneck cũng là một trong những nguyên nhân sâu xa gây mất đoàn kết nội bộ doanh nghiệp. Quá trình chờ đợi giải quyết vấn đề kéo dài quá lâu có thể khiến nhân viên nản lòng, nhàm chán, mất động lực làm việc và không ngừng đổ lỗi cho nhau.

Vì sao cần phải xác định “nút thắt cổ chai”?

Để đánh giá sự thành công của quy trình nghiệp vụ, doanh nghiệp sẽ cần xác định được các tiêu chí về thời gian, chất lượng và chi phí. Với những tổ chức đặt chất lượng làm mục tiêu chính, Bottleneck không hẳn là vấn đề cần ưu tiên hàng đầu.

Tuy nhiên, với những trường hợp cần tối ưu hóa vấn đề chi phí, doanh nghiệp sẽ phải xem xét và xử lý nhanh “nút buộc cổ chai” – nguyên nhân chính gây nên hàng loạt ảnh hưởng tiêu cực, làm gia tăng chi phí sản xuất.

Nhìn chung, việc xác định đúng Bottleneck và sớm đưa ra biện pháp xử lý sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ, qua đó góp phần tiết kiệm ngân sách, gia tăng doanh thu, lợi nhuận cũng như từng bước mở rộng quy mô kinh doanh.

Phương pháp xác định đúng “nút thắt cổ chai” theo quy trình nghiệp vụ

Có thể nói, việc xác định “nút thắt cổ chai” giữ vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Như vậy, để tìm ra chính xác Bottleneck, doanh nghiệp sẽ cần áp dụng một số phương pháp dưới đây:

Nhận biết Bottleneck thông qua dấu hiệu đặc trưng

“Nút thắt cổ chai” mang một số điểm đặc trưng để nhận biết tương đối rõ ràng, đặc biệt là những Bottleneck dài hạn hay tình trạng tắc nghẽn đã được cảnh báo nghiêm trọng, ví dụ như:

• Doanh nghiệp thường xuyên bị đối tác phàn nàn do gửi hợp đồng trễ hẹn, làm mất nhiều thời gian chuẩn bị.
• Mặc dù đã bổ sung nhân lực nhưng mỗi ngày, doanh nghiệp chỉ có thể hoàn thành từ 02 đến 03 sản phẩm trên 10 đơn hàng của đối tác.
• Khách hàng phản hồi rằng đã chủ động liên hệ tới doanh nghiệp để tìm hiểu thông tin nhưng không có bất cứ ai tiếp nhận tư vấn.
• Khối lượng những đề xuất chờ xét duyệt đột nhiên tăng cao hơn so với bình thường.
•  …

Nhận biết Bottleneck thông qua thống kê, đo lường

Để nhận biết Bottleneck thông qua thống kê, đo lường, doanh nghiệp có thể sử dụng một số công cụ như:

Sử dụng flowchart

Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đều thực hiện việc quản lý hệ thống theo một quy trình nhất định. Theo đó, đối với những tổ chức đã vẽ quy trình này theo dạng flowchat, lưu đồ sẽ thể hiện rõ ràng các bước công việc cụ thể. Thông qua đây, doanh nghiệp có thể thực hiện thống kê, đo lường và xác định chính xác Bottleneck đang tồn tại.

Sử dụng phần mềm quản lý chuyên dụng

Trong trường hợp doanh nghiệp đã tiến hành số hóa và tự động hóa toàn bộ dữ liệu, quy trình nghiệp vụ sẽ được quản lý bằng phần mềm chuyên dụng. Nhờ đó, quá trình phân tích dữ liệu sẽ diễn ra thuận lợi hơn, giúp nhà quản lý và nhân viên nhận biết được vấn đề sai sót trong quá trình làm việc để cải thiện, giải quyết “nút buộc cổ chai”.

Nhận biết Bottleneck thông qua kết quả khảo sát

Những cá nhân trực tiếp tham gia vào quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp là người có cái nhìn trực quan nhất về Bottleneck. Chính vì vậy, các góp ý và nhận xét của họ sẽ mang tính chính xác, độ tin cậy cao. Để tìm ra Bottleneck, doanh nghiệp có thể tiến hành khảo sát nhóm người này.

Giải pháp tháo gỡ Bottleneck hiệu quả cho doanh nghiệp

Hiện nay, doanh nghiệp có 02 tùy chọn để tháo gỡ “nút buộc cổ chai”, bao gồm:

• Xem xét giảm thiểu dữ liệu đầu vào ở các bước có Bottleneck.
• Tăng cường hiệu suất để xử lý vấn đề ở các bước có Bottleneck.

Tổng kết

Như vậy, bài viết do Vito mang đến ngày hôm nay đã giúp bạn trả lời được câu hỏi “Bottleneck là gì?”. Hy vọng rằng qua những thông tin trên đây, các doanh nghiệp sẽ có thể xác định được yếu tố hình thành “nút buộc cổ chai” cũng như tìm ra phương pháp giải quyết tình trạng này hiệu quả!