Văn phòng đóng và văn phòng mở là hai hình thức văn phòng truyền thống và hiện đại đang được yêu thích nhất hiện nay. Mỗi loại văn phòng có những ưu, nhược điểm riêng. Phần lớn nhiều người chưa rõ điểm giống và khác nhau giữa hai mô hình văn phòng này. Bài viết hôm nay nội thất Vito sẽ so sánh văn phòng đóng và văn phòng mở để tìm ra câu trả lời chính xác nhé.
Phân biệt mô hình văn phòng đóng và mở
Văn phòng đóng
Là loại văn phòng truyền thống với không gian kín. Các phòng làm việc sẽ được bố trí thành từng phòng riêng biệt, sử dụng bức tường hoặc vách ngăn để ngăn ngách, phân chia không gian.
Đặc điểm:
- Mỗi bộ phận, tổ chức, cá nhân sẽ có một khoảng không gian riêng, tách biệt bằng những bức tường ngăn, thạch cao, vách ngăn,….
- Mang đến không gian riêng tư, an toàn thoải mái. Với mô hình thiết kế này giúp nhân viên tập trung làm việc, không bị ảnh hưởng bởi tác động bên ngoài.
- Tạo sự thoải mái, thư giãn cho nhân viên, loại bỏ cảm giác bị người khác giám sát.
- Tăng năng suất làm việc.
Văn phòng mở
Đây là mô hình thiết kế văn phòng sử dụng không gian chung, giúp giảm tối đa không gian riêng tư, giảm thiểu sử dụng các bức tường và vách ngăn.
Đặc điểm:
- Các bàn làm việc được bố trí cạnh nhau. Một vài trường hợp sử dụng tấm chắn kính trong suốt hoặc panel nhựa để ngăn cách không gian của từng bộ phận.
- Giúp nhân viên, các bộ phận kết nối với nhau, đề cao tính sáng tạo, tạo khu vực làm việc chung rộng rãi, thoáng đãng, tiện dụng trong công việc.
Điểm giống và khác nhau giữa 2 mô hình văn phòng
Giống nhau
Cùng là mô hình văn phòng phổ biến trên toàn thế giới. Những doanh nghiệp xưa đã chứng minh sự thành công của những loại văn phòng này nếu biết cách khai thác sử dụng. Cả 2 mô hình đều hướng đến mục đích mang đến không gian làm việc thoải mái nhất, tăng năng suất làm việc.
Hiện nay trên thế giới có những mô hình văn phòng sau: Mô hình văn phòng ảo, văn phòng thông minh, văn phòng trọn gói, văn phòng xanh, văn phòng thiên nhiên,…
Sự khác nhau giữa 2 mô hình văn phòng đóng và văn phòng mở
| Tiêu chí | Văn phòng đóng | Văn phòng mở |
| Chi phí xây dựng | TÍnh toán việc phân chia không gian văn phòng thành nhiều phòng riêng biệt. Được phân cách bởi vách ngăn, tường, cửa ra vào vậy nên chi phí xây dựng tương đối cao. | Số lượng vách ngăn, cửa giảm xuống mức thấp nhất nên chi phí xây dựng tương đối thấp. Tuy nhiên, với mô hình văn phòng mở thì tốn nhiều chi phí trang trí. |
| Chi phí nội thất, thiết bị | Tùy vào cách thiết kế nội thất văn phòng mà các trang thiết bị cần thiết như điều hòa, máy in, bàn làm việc,… Thông thường, ở văn phòng đóng thì chi phí này tương đối cao. | Không thể bó buộc không gian làm việc chung nên chi phí nội thất thiết bị thấp hơn. Tuy nhiên, nếu số lượng nhân viên đông thì chi phí bỏ ra cũng khá tốn kém. |
| Chi phí bảo dưỡng, duy trì | Chi phí cho duy trì, bảo dưỡng vệ sinh định kỳ cao hơn do số lượng nội thất, trang thiết bị nhiều. | Chi phí tu sửa không cao do các thiết bị nội thất ít hơn văn phòng đóng. |
| Khả năng nâng cấp, mở rộng, tái cấu trúc | Khi muốn tái cấu trúc, nâng cấp hoặc mở rộng quy mô sẽ gặp khó khăn do phải loại bỏ nhiều vật ngăn cách không gian. Các phòng ban, bộ phận được đóng kín, đã được cố định theo từng chức năng sẵn nên dẫn đến khó điều chỉnh thiết kế. Vì vậy chi phí nâng cấp, mở rộng, tái cấu trúc cao. | Văn phòng mở có không gian chung rộng rãi, đa số các không gian đều mở do đó thuận tiện trong việc điều chỉnh, dịch chuyển bố trí không gian. Vậy nên, chi phí nâng cấp, tái cấu trúc giảm đáng kể. |
| Số chức năng của không gian | Toàn bộ văn phòng được chia thành các căn phòng nhỏ, ô làm việc nhỏ. Mỗi phòng được xây dựng cố định theo đặc thù của các chức năng định sẵn. | Không gian lớn, xu hướng không gian chung dành cho tất cả mọi người nên không gian này hầu như không cố định. Có thể dễ dàng bố trí lại tùy theo mục đích sử dụng. |
| Môi trường tự nhiên | Văn phòng bị ngăn cách và bó hẹp bởi cửa, vách ngăn, tường kín nên ánh sáng không được tối ưu, không khí lưu thông kém, sẽ có nhiều góc tối, không gian chết. | Văn phòng mở rộng, không bị ngăn cách bởi tường, vách ngăn dễ dàng tiếp nhận ánh sáng và không khí tự nhiên từ bên ngoài, tạo môi trường thông thoáng, dễ chịu. |
| Tối đa nhân viên/ diện tích mặt bằng | Vì tốn diện tích ngăn cách từng phòng tạo ra nhiều không gian chết nên khả năng chỉ chứa được 1 số lượng nhân viên ít trong một diện tích mặt bằng cố định. | Số nhân viên trên diện tích mặt bằng này sẽ được tối đa hóa. |
| Tính bảo mật | Tạo không gian làm việc riêng tư hơn, chia theo từng phòng ban, dự án. Vì thế, các thông tin được bảo mật tốt hơn. | Do cơ cấu mở, các nhân viên làm việc chung nên tính bảo mật không cao. Mô hình này gây khó khăn đến các vấn đề cần tính bảo mật. |
| Xử lý công việc | Thiếu linh hoạt trong cuộc họp ngắn, cần họp gấp hoặc trao đổi nhanh giữa phòng ban, bộ phận với nhau. | Công việc được xử lý nhanh chóng, thuận tiện, dễ dàng trao đổi xử lý công việc. |
| Đối với công ty |
|
Hiệu suất làm việc giảm do nhân viên khó tập trung vào công việc. Bên cạnh đó, gặp một số vấn đề về việc thỏa thuận tính bảo mật. |
| Đối với nhân viên | Hạn chế việc mở rộng mối quan hệ, giảm tương tác với đồng nghiệp |
|
Ưu nhược điểm mô hình văn phòng đóng và văn phòng mở
Văn phòng đóng
Ưu điểm
- Phù hợp với những công việc đòi hỏi tính riêng tư, tập trung cao độ.
- Dễ dàng tìm được địa chỉ văn phòng ở bất kỳ đâu, bởi đây là mô hình cho thuê văn phòng phổ biến.
- Công ty có nhiều phòng ban nên sử dụng mô hình văn phòng này để đảm bảo ngăn cách các phòng ban với nhau tạo nên sự chuyên nghiệp.
Nhược điểm
- Không gian làm việc đóng nên khá gò bó, khiến nhân viên chán nản, tinh thần làm việc không cao.
- Không thể trưng bày thêm đồ trang trí, chậu cây, lọ hoa do không gian hạn chế.
- Chi phí thuê văn phòng khác cao.
- Bất tiện nếu nhân viên phòng ban này muốn làm việc, trao đổi với phòng ban khác.
Văn phòng mở
Ưu điểm
- Chi phí thuê văn phòng tương đối hợp lý
- Không gian làm việc mở, rộng rãi, thoáng mát do đã loại bỏ vách ngăn giữa các phòng ban với nhau.
- Đèn điện và máy lạnh sử dụng trong không gian chung nên tiết kiệm chi phí.
- Các nhân viên trong công ty có thể tương tác, trao đổi công việc dễ dàng. Với mô hình này giúp nhân viên gắn kết tình cảm, làm việc nhóm hiệu quả hơn.
- Không gian làm việc mở giúp nhân viên có nhiều cảm hứng làm việc, thúc đẩy sự sáng tạo mang đến những ý tưởng độc đáo.
Nhược điểm
- Các tòa nhà cho thuê văn phòng mở đa số tập trung ở những khu vực ở trung tâm nên doanh nghiệp không có nhiều lựa chọn về địa điểm thuê.
- Toàn bộ nhân viên công ty làm việc chung trong 1 không gian dễ dẫn đến tình trạng ồn ào, khó tập trung vào công việc.
- Văn phòng mở không thích hợp cho những công việc cần tính riêng tư, cần bảo mật cao.
Nên lựa chọn hình thức văn phòng đóng hay mở?
Nếu bạn đang phân vân khi lựa chọn giữa văn phòng đóng và văn phòng mở, thì chúng tôi không thể đưa ra một giải pháp cụ thể nào cả. Sở dĩ, mỗi văn phòng đều có những đặc điểm, ưu nhược điểm riêng. Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng, điều kiện tài chính, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp mà bạn đưa ra mô hình văn phòng phù hợp nhất.
- Mô hình văn phòng mở phù hợp với những văn phòng có diện tích vừa và nhỏ, muốn tiết kiệm chi phí mặt bằng. Đây là mô hình văn phòng phù hợp với các công ty startup, công ty về lĩnh vực công nghệ hay agency. Bên cạnh đó, dựa vào tính chất doanh nghiệp sẽ phù hợp với các doanh nghiệp làm lĩnh vực khá năng động như kinh doanh, marketing,…
- Mô hình văn phòng đóng: Phù hợp với những doanh nghiệp lớn, có tài chính ổn định, ở những bộ phận bảo mật cần sự tập trung như: kế toán, kiểm toán, nhân sự,….
Ngoài ra, cần dựa vào văn hóa doanh nghiệp, mô hình công ty, tính chất công việc trao đổi giữa các nhân viên mà từ đó lựa chọn mô hình văn phòng phù hợp.
Bài viết so sánh văn phòng đóng và văn phòng mở trên đây đã đưa ra những điểm khác biệt của 2 mô hình văn phòng và những thông tin cần thiết nhất về từng loại hình. Hi vọng với những chia sẻ của Vito bạn có thể lựa chọn được mô hình văn phòng phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.